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智能档案柜管理系统

 一、系统简介

智能档案管理系统采用非接触技术实现对档案的存放、领用和归还管理。智能档案柜具备授权管理功能,每一盒档案上有高频RFID标签,通过档案柜内置读写器实现实时盘存和定位。通过管理软件访问和查询所有档案信息,全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点等工作的信息化管理。

智能档案柜


二、系统功能

对位存放:每个档案盒具有唯一ID标识,须对位存放。错位存放时系统自动提示核对存放位置,并指示正确的存放位置。
双重提示通过指示灯和语音播报提示正确领用或归还档案。
借还自动记录功能系统自动识别出入档案室的档案,并与人脸门禁识别的人员自动绑定,实现档案借还自动记录功能。
借阅流程审批功能提供在线申请审批借阅电子档案,或预约到档案馆实物借阅。提供在线预约审批功能,查看电子化档案功能。
查询分析功能实现档案的模糊检索、精确检索、分类检索、筛选查询等;提供档案数据统计导出功能,包括:档案查阅情况、借阅时间、借阅人员信息、用户操作信息、档案数量明细等信息Excel表格方式导出。
门禁安全功能实现未通过借阅流程的档案出档案室报警反馈功能,已通过借阅流程的档案出档案室再次确认,系统自动记录档案的出库时间信息。
档案位置查询功能具有查询权限的工作人员可登入系统查询,输入档案的名称、ID等信息就可以精准定位档案在某一货架的第几行第几列。
定期管理功能支持设定每份档案的保管或清点期限,过期自动归类,并提示管理员进一步操作。
安全管理功能当档案盒在非正常情况下通过门禁离开档案室,系统自动报警。
环境监测与调节自动监测档案室内温度、湿度、烟雾等环境数据,支持自定义设定告警温湿度;当档案室内发生火情时,烟雾传感器发出报警提示管理人员。当档案室内温度或者湿度高过设定的警戒值时,系统会自动启动空调或抽湿机工作,让档案室始终在最合适的存储环境。

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